К списку
Особенности учета автозапчастей
01
апреля
2002
Сегодня, как Вам уже известно, компьютеры используются практически во всех областях хозяйственной деятельности. И организации, торгующие автозапчастями, (далее магазины) не являются исключением в области компьютеризации и автоматизации. Эти магазины так же, как и многие торговые организации, ведут учет своего товара на персональном компьютере.
Казалось бы, что особенного в ведении учета автозапчастей, что отличает его от учета других товаров? На этот и на другие вопросы мы постараемся ответить в этой статье. И, прежде всего, необходимо определить основные характеристики автозапчастей как товара, и его отличие от других.
Первая и наиболее важная особенность этого товара - это его жесткая привязанность к конкретной модели или марке автомобиля. Практически все виды автозапчастей, будь то масляной фильтр или шаровая опора, подходят к одной или нескольким моделям автомобиля, но очень редко к нескольким маркам. В связи с этим, автозапчасти продаются в небольших количествах. Да и цена на отдельные виды автозапчастей в среднем велика. Вот и получается, что в магазинах автозапчастей количество проданного товара можно посчитать поштучно.
Второй особенностью является то, что данный вид товара относится к сезонным товарам, т.е. в зависимости от времени года спрос на отдельные виды автозапчастей меняется. Особенно ярко выражена сезонность в автохимии.
Поэтому, если Вы хотите правильно и быстро отреагировать на изменение спроса на автозапчасти и автохимию и подготовиться к встрече нового сезона года с полным ассортиментом нужных товаров, то ведите учет товаров на персональном компьютере. Ведь делая записи в амбарных книгах о движении товаров, Вы не всегда сможете быстро проанализировать данные по продажам за конкретный период времени, поскольку это довольно трудоемкая работа, занимающая много времени.
Далее, еще одна важная особенность автозапчастей как товара, это существование нескольких фирм-производителей, изготавливающих аналогичные товары. Такие автозапчасти ничем не отличаются друг от друга. Разница лишь в цене, упаковке, популярности и известности производителя и, конечно же, качестве.
И, наконец, спрос на автозапчасти в наше время сильно зависит от модельного ряда, возраста и количества автомобилей в городе.
В связи с этими особенностями товара возникает ряд проблем с созданием справочников. И самым важным здесь является деление товара на группы. Как показывает практика, нет смысла делить запчасти на группы по автомобилям, поскольку в дальнейшем будет сложно строить отчеты по продажам по группам автозапчастей. Такая информация будет не наглядной и, соответственно, не представлять особой ценности для анализа. Лучше всего группировать автозапчасти по применимости в тех или иных узлах автомобиля.
Наиболее разумным решением этой проблемы будет подключение к системе учета каталога крупного производителя или крупного поставщика, или взять деление из бумажного каталога, тогда Вам не придется 'открывать Америку', и Вы сможете перейти ко второму этапу работы - создание единой кодировки товаров.
Единая кодировка товаров необходима, т.к.:
Во-первых, как правило, магазин работает с несколькими производителями, а у каждого производителя своя кодировка товара.
Во-вторых, в системе учета один и тот же товар (пусть даже разных производителей) должен быть под одним кодом, чтобы не надо было искать под разными кодами в системе.
Конечно, Вы можете сами создать свою кодировку товаров и приходовать автозапчасти под свои кодом, но лучше всего брать кодировку производителей или поставщиков, т.е. "равняться на тех, кто сверху ". Ведь при заказе партии товаров поставщикам коды товаров должны соответствовать их в первую очередь их системе, а не Вашей.
Таким образом, при принятии решения о единой кодировке лучше воспользоваться уже готовыми электронными или бумажными каталогами производителей. Идеальным вариантом является использование электронных каталогов.
Если в системе учета используется кодировка товаров через аналоги, тогда обязательно нужно указывать при оприходовании товара производителя, чтобы остатки товаров не путались. Ведь, как правило, под одним кодом находятся аналогичные товары по разным ценам. При таком ведении учета появляется возможность построения отчетов о движении товаров и об изменении спроса в разрезе по производителю.
Далее приведены примеры использования аналогов.
Примеры использования аналогов
Пример первый - полностью аналогичный товар, но разных производителей
Пример товара: Фильтр Масляный Audi Volkswagen 1.3 1.6 1.8 2.0
Но это может быть и другая деталь главная особенность в том, что применимость этого наименования одна, причем на одних и тех же автомобилях.
Получается, чтобы в программе был этот фильтр только один раз, т.е. не было бы путаницы при поиске его нам складе, нам надо либо выбрать кодировку одного из производителей, либо придумать свою, а коды всех производителей записать в аналоги.
Пускай мы выбрали кодировку фирмы Champion, тогда в системе учета в качестве основного кода мы подставляем "С160", а лучше "XXX-160" где "XXX" номер группы "Фильтры масляные". А все остальные коды пишем в список аналогов.
Теперь при работе с системой учета мы будем точно знать, сколько у нас в остатке фильтров на указанный автомобиль. Если же нам надо будет узнать детальную информацию о том фильтры, какого именно производителя у нас есть, то система учета ее предоставит, но при вводе приходных накладных необходимо обязательно указывать производителя товара чтобы эта информация не потерялась.
Преимущество такого учета:
- у Вас будет точная информация об остатках данного товара, независимо какого он производителя;
- у Вас будет накоплена информация о переводе кодов одних производителей в коды других, что очень необходимо при поиске детали;
- остаток и цены Вы сможете искать по любому из кодов.
Недостатки:
- Если Вам важно знать, кто производитель, необходимо при оформлении товара указывать производителя.
- Возможно, придется в магазине на товар наносить маркировку в виде кода основного производителя.
Пример второй - один и тот же товар, но разная фасовка или комплектация
Пример товара: Масло моторное TEBOIL SILVER, канистры 1л. 4л. 10л.
В данном случае у нас три канистры с одинаковым наполнением, но разного объема, как лучше поступить в этом случае. Также как в первом примере поступать нельзя, т.к. фасовка различна.
Пусть все масло у нас в группе товаров YYY, подкод масла TEBOIL SILVER будет 005, получим:
Также в аналоги можно внести оригинальные коды производителя.
Получится, что при поиске по части кода YYY-005 нам система выдаст информацию об остатках этого масла независимо от емкости. При поиске по коду YYY-005-1 без учета аналогов, мы получим информацию об остатках литровых канистр. При поиске же с учетом аналогов мы получим информацию об остатках искомой фасовки плюс информацию о том, что есть и другие емкости.
Это самый простой случай, а может оказаться так, что есть масло другого производителя, но полностью аналогичное по составу, тогда и код этого масла можно записать в аналоги и при поиске в остатках мы будем точно знать, что есть заменители.
Преимущества:
- облегчение поиска и подбора товара;
- наличие точных данных о совместимости.
Недостатки
- при формировании справочников необходимо учитывать все аналоги.
Все перечисленные выше особенности учета автозапчастей полностью воплощены в программе "AutoИнтеллект ".
Казалось бы, что особенного в ведении учета автозапчастей, что отличает его от учета других товаров? На этот и на другие вопросы мы постараемся ответить в этой статье. И, прежде всего, необходимо определить основные характеристики автозапчастей как товара, и его отличие от других.
Первая и наиболее важная особенность этого товара - это его жесткая привязанность к конкретной модели или марке автомобиля. Практически все виды автозапчастей, будь то масляной фильтр или шаровая опора, подходят к одной или нескольким моделям автомобиля, но очень редко к нескольким маркам. В связи с этим, автозапчасти продаются в небольших количествах. Да и цена на отдельные виды автозапчастей в среднем велика. Вот и получается, что в магазинах автозапчастей количество проданного товара можно посчитать поштучно.
Второй особенностью является то, что данный вид товара относится к сезонным товарам, т.е. в зависимости от времени года спрос на отдельные виды автозапчастей меняется. Особенно ярко выражена сезонность в автохимии.
Поэтому, если Вы хотите правильно и быстро отреагировать на изменение спроса на автозапчасти и автохимию и подготовиться к встрече нового сезона года с полным ассортиментом нужных товаров, то ведите учет товаров на персональном компьютере. Ведь делая записи в амбарных книгах о движении товаров, Вы не всегда сможете быстро проанализировать данные по продажам за конкретный период времени, поскольку это довольно трудоемкая работа, занимающая много времени.
Далее, еще одна важная особенность автозапчастей как товара, это существование нескольких фирм-производителей, изготавливающих аналогичные товары. Такие автозапчасти ничем не отличаются друг от друга. Разница лишь в цене, упаковке, популярности и известности производителя и, конечно же, качестве.
И, наконец, спрос на автозапчасти в наше время сильно зависит от модельного ряда, возраста и количества автомобилей в городе.
В связи с этими особенностями товара возникает ряд проблем с созданием справочников. И самым важным здесь является деление товара на группы. Как показывает практика, нет смысла делить запчасти на группы по автомобилям, поскольку в дальнейшем будет сложно строить отчеты по продажам по группам автозапчастей. Такая информация будет не наглядной и, соответственно, не представлять особой ценности для анализа. Лучше всего группировать автозапчасти по применимости в тех или иных узлах автомобиля.
Наиболее разумным решением этой проблемы будет подключение к системе учета каталога крупного производителя или крупного поставщика, или взять деление из бумажного каталога, тогда Вам не придется 'открывать Америку', и Вы сможете перейти ко второму этапу работы - создание единой кодировки товаров.
Во-вторых, в системе учета один и тот же товар (пусть даже разных производителей) должен быть под одним кодом, чтобы не надо было искать под разными кодами в системе.
Конечно, Вы можете сами создать свою кодировку товаров и приходовать автозапчасти под свои кодом, но лучше всего брать кодировку производителей или поставщиков, т.е. "равняться на тех, кто сверху ". Ведь при заказе партии товаров поставщикам коды товаров должны соответствовать их в первую очередь их системе, а не Вашей.
Таким образом, при принятии решения о единой кодировке лучше воспользоваться уже готовыми электронными или бумажными каталогами производителей. Идеальным вариантом является использование электронных каталогов.
Итак, Вы составили единую кодировку товаров.
Теперь каждая автозапчасть, автохимия и аксессуары имеет свой код. Но что же делать, если один и тот же товар приходит по разным ценам или имеет разные единицы измерения? Решить этот вопрос поможет система учета, поддерживающая ввод аналогов. На первый взгляд, ввод аналогов может показаться неудобным, т.к. кроме информации о самом товаре приходится вводить еще и его аналоги, но в дальнейшем будет легче вести учет.Если в системе учета используется кодировка товаров через аналоги, тогда обязательно нужно указывать при оприходовании товара производителя, чтобы остатки товаров не путались. Ведь, как правило, под одним кодом находятся аналогичные товары по разным ценам. При таком ведении учета появляется возможность построения отчетов о движении товаров и об изменении спроса в разрезе по производителю.
Далее приведены примеры использования аналогов.
Пример товара: Фильтр Масляный Audi Volkswagen 1.3 1.6 1.8 2.0
Но это может быть и другая деталь главная особенность в том, что применимость этого наименования одна, причем на одних и тех же автомобилях.
| Производитель | Код производителя |
|---|---|
| Champion | C160 |
| FRAM | PH2870A |
| KS | KS-073-OS |
| FIAAM | FT4862 |
| TEHO | 31-4073 |
| UFI | 23.130.01 |
Получается, чтобы в программе был этот фильтр только один раз, т.е. не было бы путаницы при поиске его нам складе, нам надо либо выбрать кодировку одного из производителей, либо придумать свою, а коды всех производителей записать в аналоги.
Пускай мы выбрали кодировку фирмы Champion, тогда в системе учета в качестве основного кода мы подставляем "С160", а лучше "XXX-160" где "XXX" номер группы "Фильтры масляные". А все остальные коды пишем в список аналогов.
Теперь при работе с системой учета мы будем точно знать, сколько у нас в остатке фильтров на указанный автомобиль. Если же нам надо будет узнать детальную информацию о том фильтры, какого именно производителя у нас есть, то система учета ее предоставит, но при вводе приходных накладных необходимо обязательно указывать производителя товара чтобы эта информация не потерялась.
Преимущество такого учета:
- у Вас будет точная информация об остатках данного товара, независимо какого он производителя;
- у Вас будет накоплена информация о переводе кодов одних производителей в коды других, что очень необходимо при поиске детали;
- остаток и цены Вы сможете искать по любому из кодов.
Недостатки:
- Если Вам важно знать, кто производитель, необходимо при оформлении товара указывать производителя.
- Возможно, придется в магазине на товар наносить маркировку в виде кода основного производителя.
Пример второй - один и тот же товар, но разная фасовка или комплектация
Пример товара: Масло моторное TEBOIL SILVER, канистры 1л. 4л. 10л.
В данном случае у нас три канистры с одинаковым наполнением, но разного объема, как лучше поступить в этом случае. Также как в первом примере поступать нельзя, т.к. фасовка различна.
Пусть все масло у нас в группе товаров YYY, подкод масла TEBOIL SILVER будет 005, получим:
| Код товара | Наименование | Фасовка | Аналоги |
|---|---|---|---|
| YYY-005-1 | TEBOIL SILVER 1л. | 1 | YYY-005-4; YYY-005-10 |
| YYY-005-4 | TEBOIL SILVER 4л. | 4 | YYY-005-1; YYY-005-10 |
| YYY-005-10 | TEBOIL SILVER 10л. | 10 | YYY-005-4; YYY-005-1 |
Также в аналоги можно внести оригинальные коды производителя.
Получится, что при поиске по части кода YYY-005 нам система выдаст информацию об остатках этого масла независимо от емкости. При поиске по коду YYY-005-1 без учета аналогов, мы получим информацию об остатках литровых канистр. При поиске же с учетом аналогов мы получим информацию об остатках искомой фасовки плюс информацию о том, что есть и другие емкости.
Это самый простой случай, а может оказаться так, что есть масло другого производителя, но полностью аналогичное по составу, тогда и код этого масла можно записать в аналоги и при поиске в остатках мы будем точно знать, что есть заменители.
Преимущества:
- облегчение поиска и подбора товара;
- наличие точных данных о совместимости.
Недостатки
- при формировании справочников необходимо учитывать все аналоги.
Все перечисленные выше особенности учета автозапчастей полностью воплощены в программе "
